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Universidad de Ciencias Aplicadas y Ambientales U.D.C.A

Soy:

POLÍTICAS, TÉRMINOS Y CONDICIONES DE USO

U.D.C.A

POLÍTICA DE TRATAMIENTO PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE LOS TITULARES
DE LA UNIVERSIDAD DE CIENCIAS APLICADAS Y AMBIENTALES U.D.C.A

De acuerdo a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y en su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, la Universidad de Ciencias Aplicadas y Ambientales U.D.C.A adopta y da a conocer la política que se aplicará institucionalmente para el tratamiento protección de datos personales.

I. IDENTIFICACIÓN

La Universidad de Ciencias Aplicadas y Ambientales U.D.C.A como una institución sin ánimo de lucro, con personería jurídica otorgada mediante Resolución del Ministerio de Educación Nacional Nº 7392 de mayo de 1983 y reconocida como Universidad por medio de la Resolución No. 4975 del 29 de diciembre de 2004, también del Ministerio de Educación Nacional y, es quien actúa y es Responsable del tratamiento de los datos personales que le entreguen sus estudiantes, docentes, trabajadores y/o contratistas, egresados. El domicilio de la U.D.C.A se encuentra en la calle 222 N°55- 37 de la ciudad de Bogotá D.C. Teléfono: 668 4700. En este sentido, la U.D.C.A garantizará los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización y supresión de los datos, de conformidad con la normatividad vigente sobre la materia, para tales efectos Usted puede contactarnos en la calle 222 N°55- 37 Bogotá D.C. o por correo electrónico habeasdata@udca.edu.co, Teléfono: 6684700 Ext. 123

II. MARCO LEGAL

La Constitución Política, artículo 15 consagra que “En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución”. Por su parte la Ley 1266 de 2008 establece las “Disposiciones generales del Habeas Data para regular el manejo de la información contenida en base de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países” y la Ley 1581 de 2012 desarrolla las “Disposiciones generales para la protección de datos personales”
Así mismo, se expidió el Decreto Reglamentario No. 1727 de 2009 “Por la cual se determina la forma en la cual los operadores de los bancos de datos de información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de
terceros países, deben presentar la información de los titulares de la información”, el Decreto 2952 de 2010, “Por el cual se reglamentan los artículos N° 12 y 13 de la Ley 1266 de 2008” y el Decreto Reglamentario parcial 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”.

III. DEFINICIONES

AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
AVISO DE PRIVACIDAD: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
CAUSAHABIENTE: Persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero).
DATO PERSONAL: Cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan asociarse a una persona natural o jurídica.
DATO PÚBLICO: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
DATOS SENSIBLES: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como los que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
DATOS INDISPENSABLES: Se entienden como aquellos datos personales de los titulares, imprescindibles para llevar a cabo la actividad de educación superior en docencia, investigación y proyección social. Los datos de naturaleza
indispensable deberán ser proporcionados por los titulares de los mismos o los legitimados para el ejercicio de estos derechos.
DATOS OPCIONALES: Son aquellos datos que la U.D.C.A requiere para ofrecer servicios adicionales en investigación, docencia, proyección social, ofertas laborales, etc.
ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS: Es la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos reglamentarios o las normas que los modifiquen, complementen o sustituyan.
HABEAS DATA: Derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en el banco de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o Tratamiento de los datos.
TITULAR: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
TRANSFERENCIA: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
TRANSMISIÓN: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

IV. PRINCIPIOS

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales y las normas que la complementan, modifican o adicionan, se aplicarán de manera armónica e integral los siguientes principios rectores:
a) PRINCIPIO DE LA LEGALIDAD: el Tratamiento de datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y las demás disposiciones que la desarrollen.
b) PRINCIPIO DE FINALIDAD: el tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.
En lo correspondiente a la recolección de datos personales, la U.D.C.A se limitará a aquellos datos que sean pertinentes y adecuados para la finalidad con la cual fueron recolectados o requeridos; las Vicerrectorías, Secretaría General, Direcciones de Departamentos, Facultades, Direcciones de Programa, y demás dependencias de la Universidad que recolecten datos, deberán informar al titular el motivo por el cual se solicita la información y el uso específico que se le dará a la misma.
c) PRINCIPIO DE LIBERTAD: el tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso, e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
d) PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
e) PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: en el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
f) PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: el tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
g) PRINCIPIO DE SEGURIDAD: la información sujeta a tratamiento por la U.D.C.A, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
h) PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD: la U.D.C.A está obligada a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar
suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.

V. DERECHOS QUE LE ASISTEN AL TITULAR DE LA INFORMACIÓN

El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la U.D.C.A en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a la U.D.C.A salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento (casos en los cuales no es necesaria la autorización).
c) Ser informado por la U.D.C.A, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

VI. DERECHOS DE LOS NIÑOS Y ADOLESCENTES

En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.
Queda proscrito el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.
Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del Tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.

VII. DEBERES DE LA UNIVERSIDAD

En virtud de la presente política de tratamiento y protección de datos personales son deberes de la U.D.C.A los siguientes, sin perjuicio de las disposiciones previstas en la ley.
a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f) Actualizar la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.
h) Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
i) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.
j) Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.
k) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
l) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
m) Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.
n) Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.
o) La U.D.C.A hará uso de los datos personales del titular sólo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

VIII. EL REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS

El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país y será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y será de libre consulta para los ciudadanos.
Una vez el Gobierno Nacional reglamente la información mínima que debe contener el Registro, y los términos y condiciones bajo los cuales se deben inscribir en éste, la U.D.C.A aportará a la Superintendencia de Industria y Comercio las bases de datos sujetas a tratamiento en el tiempo indicado.

IX. AUTORIZACIONES Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley, en el tratamiento de datos personales del titular se requiere la autorización previa e informada de éste, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

X. AVISO DE PRIVACIDAD

El aviso de privacidad es la comunicación verbal o escrita originada por el responsable del tratamiento, dirigida al titular el dato personal.
El aviso de privacidad se da a conocer al titular a través de medios físicos, electrónicos o cualquier otro que la U.D.C.A considere, y en este documento se informa como mínimo lo siguiente:
a. Quien es el responsable del tratamiento.
b. El tratamiento y finalidad que tendrán la obtención, recolección, uso, procesamiento, intercambio, transferencia y transmisión de datos personales.
c. Y la existencia de esta política y como consultarla.

XI. MEDIO Y MANIFESTACIÓN PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

La U.D.C.A en los términos dispuestos en la Ley publicará la política de tratamiento de datos a través de la página web institucional http://www.udca.edu.co, mediante la cual se comunica a los titulares que pueden ejercer sus derechos respecto al tratamiento de sus datos personales, solicitando su aceptación o rechazo a través del correo electrónico habeasdata@udca.edu.co
La autorización será generada por la U.D.C.A y puesta a disposición del TITULAR con antelación y de manera previa al tratamiento de sus datos personales. Dicha autorización, puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de texto, INTERNET, sitios WEB, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo que permita manifestar u obtener el consentimiento vía clic o doble clic, mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del TITULAR, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos.

XII. EVENTOS EN LOS CUALES NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN DEL TÍTULAR DE LOS DATOS PERSONALES

La autorización del titular de la información no será necesaria en los siguientes casos:
a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
b) Datos de naturaleza pública.
c) Casos de urgencia médica o sanitaria.
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

XIII. LEGITIMACIÓN PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DEL TITULAR

Los derechos de los titulares establecidos en la Ley podrán ejercerse por las siguientes personas:
a) Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición la U.D.C.A.
b) Por los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
c) Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
d) Por estipulación a favor de otro o para otro.
e) Los derechos de los niños, niñas y adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

XIV. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO

El tratamiento para los datos personales indispensables de estudiantes, docentes, trabajadores y/o contratistas, egresados estará enmarcado en el orden legal y en virtud de la condición de la Universidad como Institución de Educación Superior, y serán todos los necesarios para el cumplimiento de la misión institucional de docencia, investigación y proyección social.
Para el caso de datos personales sensibles, se podrá hacer uso y tratamiento de ellos cuando:
a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización;
b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización;
c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular;
d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;
e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
f) El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y/o requisitos:
a) que respondan y respeten el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
b) que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal de los niños, niñas o adolescentes otorgará la autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
Las finalidades directas e indirectas se encuentran relacionadas con los propósitos y fines institucionales para la cuales sus datos serán tratados, serán las siguientes:  Mantener una comunicación eficaz relacionada con: A) Los servicios que presta la U.D.C.A. B) Información sobre convenios, alianzas, contenidos que realiza en calidad de Institución de Educación Superior. C) Nuevos servicios que se presten por la U.D.C.A. o que se relacionen con éstos.  Dar cumplimiento a los compromisos que adquirió la U.D.C.A con los estudiantes, docentes, contratistas, proveedores y colaboradores. Notificar cualquier cambio o modificación que se presente en los servicios de la U.D.C.A.  Indagar sobre la calidad del servicio que presta la U.D.C.A.  Estudiar internamente los hábitos de consumo de los bienes y servicios que ofrece y presta la U.D.C.A.

XV. PERSONAS A QUIENES SE LES PUEDE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN

La información que reúna las condiciones establecidas en la ley podrá suministrarse a las siguientes personas:
a) A los titulares, sus causahabientes (cuando aquellos falten) o sus representantes legales.
b) A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
c) A los terceros autorizados por el titular o por la ley.

XVI. PERSONA O ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

La U.D.C.A ha designado como área responsable de velar por el cumplimiento de esta política al interior de la institución en cabeza del Departamento de Tecnologías de la Información y la Comunicación, con el apoyo de la Secretaria General, y la Vicerrectoría Administrativa y Financiera, áreas Funcionales que manejan los Datos Personales de los titulares y profesionales en Seguridad de la Información.
La U.D.C.A designa al Departamento de Tecnologías de la Información y la Comunicación TIC como la dependencia que recibirá, procesará y canalizará, las distintas solicitudes y las hará llegar a la respectiva dependencia encargada del tratamiento, la cual debe cumplir con la función de protección de los datos personales y tramitar las solicitudes de los titulares en los términos, plazos y condiciones que la normatividad vigente ha establecido y de conformidad con la presente POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
Esta dependencia estará atenta para resolver peticiones, consultas y reclamos por parte de los titulares y para realizar cualquier actualización, rectificación y supresión de datos personales, a través del correo electrónico habeasdata@udca.edu.co
La U.D.C.A como Institución, actuará como RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO de datos personales en los términos establecidos por la normatividad vigente, de igual manera, las distintas dependencias tanto académicas como administrativas actuarán como ENCARGADOS DEL TRATAMINETO DE DATOS PERSONALES así:
Para los estudiantes el Departamento de Tecnologías de la Información y la Comunicación y la Oficina de SIRA, para el caso de datos financieros la Vicerrectoría Administrativa y Financiera y la Unidad de Soluciones Financieras Educativas, para el caso de datos comerciales la Unidad de Contabilidad y la Unidad de Compras y Suministros, para el caso de los Docentes la Vicerrectoría de Docencia, para los docentes investigadores la Vicerrectoría de Investigaciones, para los empleados, la Unidad de Talento Humano y para los egresados la Oficina de Egresados, los datos recaudados a través de Bases de Datos generadas por servicios CRM, vía Web y aquellos recaudados en ferias estudiantiles y demás actividades de promoción, la Secretaría General por intermedio del Sistema de Comunicaciones Corporativas SCC y la información que reposa en el Archivo Institucional a cargo de la Unidad de Archivo y Correspondencia.

XVII PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS Y PETICIONES

a) Consultas:
Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en la U.D.C.A quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
La consulta se formulará a través del correo habeasdata@udca.edu.co.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
b) Reclamos:
Para corrección y actualización de datos los titulares correspondientes a los grupos de Estudiantes y Funcionarios activos pueden ingresar a los sistemas de información “Portal del estudiante” y “Kactus HR”, respectivamente, para autogestionar estos procedimientos. Para los titulares que no pertenecen a los grupos mencionados, aplica el envío de la solicitud al correo electrónico habeasdata@udca.edu.co. Para la supresión de datos personales de todos los titulares, aplica el envío de la solicitud al correo electrónico habeasdata@udca.edu.co
En todo caso, el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante la U.D.C.A el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
1. El reclamo del Titular se formulará mediante solicitud dirigida a la U.D.C.A por el correo electrónico habeasdata@udca.edu.co con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
2. Una vez recibido el correo habeasdata@udca.edu.co con el reclamo completo, éste se catalogará con la etiqueta "reclamo en trámite" y el motivo del mismo en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha etiqueta se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
c) Petición de actualización, rectificación y supresión de datos.
La U.D.C.A rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual el titular allegará la solicitud al correo electrónico habeasdata@udca.edu.co indicando la actualización, rectificación y supresión del dato y aportará la documentación que soporte su petición.
d) Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato
Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual, para ello la U.D.C.A pondrá a disposición del Titular el correo electrónico habeasdata@udca.edu.co.
Si vencido el término legal respectivo, la U.D.C.A, según fuera el caso, no hubieran eliminado los datos personales, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales. Para estos efectos se aplicará el procedimiento descrito en el artículo 22 de la Ley 1581 de 2012.

XVIII. TRANFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES

La U.D.C.A en cumplimiento de la misión institucional de docencia, investigación y proyección social y en consideración de sus vínculos permanentes u ocasionales de carácter académico y administrativos con instituciones internacionales, entidades gubernamentales internacionales, agencias de cooperación internacional podrá efectuar transferencia y transmisión de datos personales de los titulares.
Para las transferencias internacionales de datos personales de los titulares, la U.D.C.A tomará las medidas necesarias para que los terceros conozcan y se comprometan a observar esta Política, bajo el entendido que la información personal que reciban, únicamente podrán ser utilizada para asuntos directamente relacionados con la U.D.C.A y solamente mientras ésta dure y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente. Para la transferencia
internacional de datos personales se observará lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.
Las transmisiones internacionales de datos personales que efectúe la U.D.C.A, no requerirán ser informadas al Titular ni contar con su consentimiento cuando medie un contrato de transmisión de datos personales de conformidad al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013.
Con la aceptación de la presente política, el Titular autoriza expresamente para transferir y transmitida Información Personal. La información será transferida y transmitida, para todas las relaciones que puedan establecerse con la U.D.C.A.
VIGENCIA
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir de su aprobación en el Consejo Directivo.

CONDICIONES DE USO DEL PORTAL WEB INSTITUCIONAL

CONDICIONES PARA LA OPERACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL PORTAL WEB INSTITUCIONAL DE LA UNIVERSIDAD DE CIENCIAS APLICADAS Y AMBIENTALES

Introducción

La Universidad de Ciencias Aplicadas y Ambientales entiende que el Portal Web Institucional es un medio dinámico y en constante evolución; reconoce y asume el valor de este espacio virtual como una herramienta de promoción, comunicación y apoyo permanente a los procesos de enseñanza - aprendizaje, investigación, proyección social, administración y gestión. La Universidad de Ciencias Aplicadas y Ambientales velará porque todos los miembros de la comunidad universitaria tengan un espacio, accesible y efectivo dentro del Portal Web Institucional; pero también hará un monitoreo constante tendiente a garantizar el buen uso de esta herramienta según la filosofía y políticas institucionales. Estas políticas se aplican a toda la comunidad que publica información en alguna de los sitios o micrositios de la U.D.C.A. Esto significa que las facultades, departamentos o unidades académicas pueden solicitar la generación de otras páginas de internet o intranet para divulgar proyectos y convenios o como medio de comunicación con profesores, estudiantes, egresados, etc., siempre y cuando sean aprobados por las Direcciones de Extensión y Proyección Social, Subproceso de Comunicación Institucional, y de Gestión de Tecnologías de la Información y la Comunicación -TIC, Subproceso de Gestión de Comunicaciones Web. El Subproceso de Comunicación Institucional tiene la responsabilidad de desarrollar los estándares de publicación y procedimientos de revisión para el Portal Web Institucional. La Dirección de Gestión de Tecnologías de la Información y la Comunicación - TIC es el área responsable de la administración y operación de los servidores que albergan estas publicaciones electrónicas; de igual manera es responsable de proveer la seguridad informática necesaria para la protección de cada elemento alojado en los diversos servidores, al igual que se ocupa de la programación, desarrollo y diseño de los elementos que componen un sitio web, de acuerdo con los lineamientos definidos, por lo tanto es la dependencia encargada del uso y mantenimiento del Portal Web Institucional de la Universidad, así mismo provee las herramientas y asesoría a las áreas, dependencias y programas para la elaboración y el diseño de sus propias páginas web, en tanto sea un canal de comunicación, en todo lo relativo a contenidos, imagen gráfica y uso de recursos multimediales. Las Direcciones de Extensión y Proyección Social y de Gestión de Tecnologías de la Información y la Comunicación - TIC son conjuntamente responsables de la implementación, administración y aplicación de estas políticas.

Condiciones

  1. Propiedad Industrial

La denominación "UNIVERSIDAD DE CIENCIAS APLICADAS Y AMBIENTALES”, “U.D.C.A”, “UDCA”, así como otros signos distintivos (gráficos o denominativos) que aparecen en el Portal Web Institucional, son propiedad exclusiva de la Universidad de Ciencias Aplicadas y Ambientales, quien los tiene debidamente registrados, de conformidad con lo establecido en Ley 23 de 1982, en la Decisión 351 y 344 de 1993 del Acuerdo de Cartagena, así como con otras legislaciones nacionales que pudieran ser aplicables, el derecho exclusivo de utilizar los antedichos signos distintivos en el tráfico económico. Por consiguiente, queda prohibida su utilización por parte de terceros que carezcan de autorización. La eventual presencia en este sitio de signos distintivos de titularidad ajena a la reseñada en el párrafo precedente se efectúa sin finalidad comercial y con la autorización de sus legítimos propietarios, siempre con el debido respeto a sus derechos de exclusiva.

  1. Nombres de dominio

En el mismo sentido que lo referido en el apartado precedente, el nombre de dominio www.udca.edu.co y todos aquellos que sirvan para acceder de forma directa al sitio oficial de la Universidad de Ciencias Aplicadas y Ambientales son de titularidad exclusiva de la Universidad de Ciencias Aplicadas y Ambientales. La indebida utilización de los mismos en el tráfico económico supondría una infracción de los derechos conferidos por su registro y será perseguido por los medios previstos en la Ley. Las páginas web que se alojen en los servidores de la Universidad de Ciencias Aplicadas y Ambientales deben respetar los lineamientos institucionales y las indicaciones gráficas definidas por la Universidad. Las páginas se mantienen y almacenan en los servidores que la Universidad tiene dedicados para este uso. Los servidores con nombres web registrados bajo el dominio www.udca.edu.co son considerados dominios propios de la Universidad de Ciencias Aplicadas y Ambientales.

  1. Derechos de Autor

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  1. Ejercicio de acciones y derechos por parte de la U.D.C.A

El usuario del Portal Web Institucional se compromete a respetar los derechos enunciados y evitar cualquier actuación que pudiera perjudicarlos. En consonancia con lo hasta ahora reseñado, la utilización no autorizada de los derechos de propiedad industrial e intelectual titularidad de la Universidad de Ciencias Aplicadas y Ambientales y relacionados o contenidos en el Portal Web Institucional, así como cualquier vulneración de la pacífica posesión y titularidad de los antedichos derechos será perseguida con los medios que la legislación, tanto colombiana como internacional, prevén. En este sentido, la Universidad de Ciencias Aplicadas y Ambientales deja hecha expresa reserva del ejercicio de cuantas acciones, tanto civiles como penales, amparen sus legítimos derechos de propiedad intelectual e industrial.

  1. Enlaces

En el Portal Web Institucional de la Universidad de Ciencias Aplicadas y Ambientales el usuario podrá encontrar diversos enlaces que le conducirán a páginas web independientes de ésta. Su única finalidad es la de facilitar el acceso a otras fuentes de información en Internet relacionadas con la cultura y la educación y su inserción en el Portal Web Institucional está inspirada en el respeto de los derechos de propiedad intelectual que, en su caso, puedan corresponder a sus autores.

Asimismo, el establecimiento de enlaces al Portal Web Institucional de la Universidad de Ciencias Aplicadas y Ambientales deberá respetar los derechos de propiedad intelectual y/o industrial titularidad de la Universidad de Ciencias Aplicadas y Ambientales reseñados anteriormente.

  1. Exención de responsabilidad por parte de la Universidad de Ciencias Aplicadas y Ambientales

6.1 Por los contenidos

Informaciones: las informaciones, tanto propias como de terceros, que aparecen en el Portal Web Institucional de la Universidad de Ciencias Aplicadas y Ambientales se proporcionan como están, sin garantías de ningún tipo en cuanto a su exactitud y actualización. En su consecuencia, la Universidad de Ciencias Aplicadas y Ambientales no se hace responsable de los posibles perjuicios que la utilización de las mismas pudiera causar. La Universidad de Ciencias Aplicadas y Ambientales no se hace responsable de la licitud del contenido suministrado por los proveedores, usuarios y otros terceros a través de cualquier manera de utilización del Portal Web Institucional. En cualquier caso, la Universidad de Ciencias Aplicadas y Ambientales se compromete a actuar con diligencia para evitar la existencia en el Portal Web Institucional de contenidos ilícitos y, en caso de que tome conocimiento efectivo de estos contenidos, eliminarlos o impedir el acceso a los mismos. Errores: en relación con lo mencionado en el párrafo anterior, los documentos publicados podrían contener inconsistencias técnicas o errores tipográficos involuntarios, de los cuales la Universidad de Ciencias Aplicadas y Ambientales no se hace responsable, pero se compromete a subsanarlos, con la mayor brevedad posible, desde el momento en que tenga conocimiento de los mismos. Hiperenlaces: los enlaces, con o sin contenido publicitario, existentes en el Portal Web Institucional permiten al usuario dejar el sitio web de la Universidad de Ciencias Aplicadas y Ambientales. Los sitios enlazados no están relacionados, salvo indicación en contrario, con la Universidad de Ciencias Aplicadas y Ambientales, quien no se hace responsable de los contenidos a los que se acceda en virtud de los mencionados enlaces, ni de las modificaciones que se lleven a cabo en los mismos, ni del uso que de aquellos se realice, ni de la disponibilidad técnica de los mismos. En cualquier caso, la Universidad de Ciencias Aplicadas y Ambientales se compromete a hacer lo posible por evitar la existencia en el Portal Web Institucional de enlaces a sitios de contenido ilegal, que promuevan actividades ilícitas y, en general, susceptibles de atentar contra los principios de libertad y de dignidad humana o vulneren los valores y derechos reconocidos por la Constitución Colombiana y por la Declaración Universal de los Derechos Humanos. Asimismo, en caso de que tome conocimiento de la existencia de los antedichos enlaces a sitios de contenido ilegal, la Universidad de Ciencias Aplicadas y Ambientales se compromete a actuar con diligencia para suprimirlos de forma inmediata. Foros de debate y tertulias: la Universidad de Ciencias Aplicadas y Ambientales no es responsable de las opiniones que se pudieran expresar en los diferentes foros permanentes y en las tertulias ocasionales que se desarrollen en el seno de este sitio. En cualquier caso, es el propósito de la Universidad de Ciencias Aplicadas y Ambientales procurar la correcta utilización de estos mecanismos, con el máximo respeto a la dignidad de las personas y a la libertad de expresión amparada por la Constitución Colombiana. Modificación de contenidos: la información, la presentación y los servicios que ofrece este sitio pueden ser sometidos a cambios periódicos o puntuales, susceptibles de ser efectuados libremente por la Universidad de Ciencias Aplicadas y Ambientales sin que esté obligada a comunicarlo a los usuarios.

6.2. Por el funcionamiento del sitio

Privacidad: la Universidad de Ciencias Aplicadas y Ambientales no garantiza privacidad absoluta en la utilización de este sitio, ya que no debe descartarse la posibilidad de que terceros no autorizados puedan tener conocimiento de la misma y de las circunstancias en que se realiza. Virus: la Universidad de Ciencias Aplicadas y Ambientales no acepta ninguna responsabilidad por los posibles daños causados por virus informáticos, cuya ausencia no queda garantizada. Disfunciones técnicas: la Universidad de Ciencias Aplicadas y Ambientales queda eximida de cualquier responsabilidad derivada del mal funcionamiento del sitio o de cualquiera de sus servicios que tenga su origen en una circunstancia accidental, fuerza mayor, trabajos necesarios de mantenimiento o cualquier otra causa no imputable a la misma. Cookies: La Universidad de Ciencias Aplicadas y Ambientales pone en conocimiento de los usuarios que podría tener instalados “cookies” en sus sistemas. Las cookies son pequeños archivos de informaciones que se generan a través de las instrucciones que los servidores web envían a los programas navegadores, y que se guardan en un directorio específico del computador del usuario. Las cookies por sí mismas no pueden identificar de manera personal al usuario, aunque sí pueden contener la dirección IP del usuario mismo. No obstante, la mayoría de los navegadores aceptan la utilización de cookies de forma automática, el usuario tiene la posibilidad de impedir el acceso a su computador, mediante la elección de la opción correspondiente de su navegador.

  1. Procedimientos y requisitos de publicación en el portal web de la U.D.C.A

La información que se desee publicar en el Portal Web Institucional de la Universidad de Ciencias Aplicadas y Ambientales debe ser enviada a través del protocolo de Gestión de Contenidos Web definido para tal fin a través de los funcionarios denominados “Gestores Web” al interior de cada Facultad, Programa o Dirección de Gestión. Los contenidos publicados en el Portal Web Institucional de la Universidad de Ciencias Aplicadas y Ambientales deben reflejar la actividad que cada área o dirección, de acuerdo con la misión y los principios institucionales. Cada área de la Universidad de Ciencias Aplicadas y Ambientales con presencia en el Portal Web Institucional es responsable de la información que publica, y designará a máximo dos (2) personas como responsables operativos y contacto con la Dirección de Gestión de Tecnologías de la Información y la Comunicación. Previa capacitación, estas personas serán las encargadas de solicitar las modificaciones, actualizaciones e inclusiones necesarias. La capacitación para los delegados será impartida por la Dirección de Gestión de Tecnologías de la Información y la Comunicación TIC. Es responsabilidad del Coordinador de Subproceso de Gestión de Comunicaciones Web brindar un acompañamiento oportuno a los delegados. La información publicada debe basarse en las secciones y categorías establecidas por la facultad. Para la publicación de imágenes, videos, audios y material multimedia en general en el Portal Web Institucional, es indispensable contar con el apoyo y la asesoría del Subproceso de Comunicación Institucional.

Es responsabilidad de los Gestores Web velar por la actualidad de la información, de las imágenes, de los audios y de los videos publicados. Las páginas alojadas en servidores con dominios diferentes a los anteriormente mencionados no son responsabilidad de la Universidad de Ciencias Aplicadas y Ambientales y no reflejan el pensamiento e ideología de la misma. El Subproceso de Comunicación Institucional se reserva el derecho de aprobar o desaprobar la publicación de la información de acuerdo con criterios de imagen e institucionalidad.

El Portal Web Institucional de la U.D.C.A no es un medio para hacer proselitismo de ideas políticas o gremiales. No están permitidos los contenidos que promuevan intolerancia, violencia, racismo o vicios. Quedan prohibidos los vínculos a páginas externas a la U.D.C.A que vayan en contra de la misión y los principios de la Universidad. Cualquier vínculo a páginas externas a la U.D.C.A debe ser autorizado por la Dirección de Extensión y Proyección Social. Toda información incluida en el Portal Web Institucional alojadas en servidores de la Universidad debe cumplir con todas las leyes de derechos de autor y de propiedad intelectual, no ir contra política o reglamento de la Universidad y no ser usada para actividades comerciales o de lucro, exceptuando aquella dependencia cuya labor incluya la promoción de productos institucionales.

No está permitida la comercialización de espacios dentro del Portal Web Institucional de la U.D.C.A; cualquier tipo de acuerdo de publicación debe hacerse con autorización de la Dirección de Extensión y Proyección Social

La Universidad de Ciencias Aplicadas y Ambientales considera dentro de sus actividades la publicación de libros y otros trabajos académicos en su Portal Web Institucional. Los profesores, investigadores y otros funcionarios de la Universidad pueden crear páginas micrositios web para su uso en trabajos y deberes académicos o administrativos y éstos pueden albergados en servidores web de la Universidad, siempre y cuando sus contenidos tengan un carácter netamente académico y de investigación, por tanto deben cumplir con las reglas generales de contenidos indicados en estas políticas y los contenidos serán de responsabilidad de la Decanatura de la Facultad, de la dirección de programa o de Unidad a la que pertenecen. Del tipo de material que se publique depende la plataforma que se debe usar. Es decir: Si es material académico se debe publicar en Moodle, si es un evento se debe publicar en el home page o en la primera página de la facultad, teniendo en cuenta que el evento debe contar con el aval de la Universidad de Ciencias Aplicadas y Ambientales. Las páginas web personales no son consideradas publicaciones de la Universidad y sus contenidos no representan los puntos de vista de la Universidad de Ciencias Aplicadas y Ambientales. El servidor de la U.D.C.A no está disponible para estas publicaciones. La traducción de la información a otros idiomas es responsabilidad de cada dependencia y debe ser realizada de manera profesional y libre de errores de redacción y ortografía. La información y el uso de redes sociales virtuales a las que pertenece la Universidad de Ciencias Aplicadas y Ambientales de manera oficial es responsabilidad exclusiva de un administrador de contenidos vinculado a la misma.

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